Digitaal werken

Digitaal werken brengt specifieke problemen met zich mee. Bestanden worden plots onvindbaar, oude bestanden kunnen niet meer geopend worden, er ontstaat verwarring over de laatste versie van een document, enz. Best practices en duidelijke afspraken zijn dan ook noodzakelijk.

Daarom stelt CAVA een aantal richtlijnen ter beschikking inzake efficiƫnt en duurzaam (digitaal) documentbeheer. Daarnaast worden er een aantal eenvoudige applicaties aangereikt die helpen bij de praktische toepassing ervan. Het gebruik van deze eenvoudige best practices leidt niet alleen tot een hogere efficiƫntie bij uw dagdagelijkse werkzaamheden, maar is bovendien noodzakelijk voor de good governance en de accountability van je organisatie.

Specifieke richtlijnen voor de VUB- administratie vind je via het VUB-intranet
(inloggen > Administratie > Universiteitsarchief).

Richtlijnen

Elke richtlijn volgt dezelfde structuur:

  • Voordelen
    Om het belang van de richtlijn te benadrukken wordt kort en duidelijk uiteengezet welke voordelen het biedt om de richtlijn door te voeren.
  • Basisprincipes
    De kern van elke richtlijn bestaat uit de basisprincipes. Het is noodzakelijk deze te respecteren om een duurzame oplossing uit te bouwen.
  • Afspraken
    In combinatie met de basisprincipes dienen er vaak een aantal afspraken gemaakt te worden om de richtlijn volledig te kunnen toepassen.
  • Praktische tips
    Om de uitvoering van de basisprincipes te vergemakkelijken worden er een aantal tips en kleine applicaties aangeboden.
  • Bronnen
    Ieder onderdeel wordt afgesloten met de bronnen die werden geraadpleegd voor het opstellen ervan.

De basisprincipes in de richtlijnen zijn in de regel binnen ieder besturingssysteem (Windows, Mac OS of Linux) toepasbaar. Praktische tips kunnen wel voor een specifiek besturingssysteem, pakket of applicatie zijn geschreven. De richtlijnen bieden geen handleiding voor besturingssystemen, informatiesystemen of applicaties. Verder pretenderen de richtlijnen niet DE oplossing te bieden voor alle problemen bij uw digitale administratie. Wel wordt een poging ondernomen om de meest noodzakelijke items toe te lichten en op een zo praktisch, realistisch en goedkoop mogelijke manier best practices te introduceren.

Applicaties

Om het toepassen van de basisprincipes te ondersteunen, werden er een aantal kleine applicaties verzameld. Deze kunnen gratis gedownload worden via onderstaande linken. Let wel, de aangeboden hulpmiddelen zijn door CAVA getest op hun toepasbaarheid. CAVA is echter niet verantwoordelijk voor het gebruik ervan.

ApplicatieWindows-omgevingMac-omgeving
Aanmaken van een nieuwe mappenstructuur via MS ExcelFolder Structure CreatorFolder Structure Creator
Controleren van path-lengtesPath Scanner
Zoeken en verwijderen van dubbelsDupFindervia Finder
Zoeken en verwijderen van lege mappenRemove Empty Directories
In bulk aanpassen van bestandsnamenReNamer
Maken van back-upsSyncBack

Richtlijnen AMVB

Speciaal voor kleine vzw's en feitelijke verenigingen stelde het AMVB de DigiGIDS@Work op. In deze handige gids worden er eenvoudige en praktische oplossingen aangeboden voor veel voorkomende problemen. Ook vind je er een algemeen en een aantal specifieke ordeningsplannen voor vzw's.

Reacties gesloten