Archiefdozen

Om documenten in optimale omstandigheden te bewaren, wordt gebruik gemaakt van zuurvrije archiefdozen die aan de ICN 3-norm voldoen. De dozen moeten als binnenafmetingen 380 x 114 x 260 mm hebben.

Zuurvrije archiefdozen kan u bestellen bij bv.

  • Lyreco
  • Archiefdoos karton ICN3 zuurvrij blauwgrijs lange termijn - pak van 50
  • Ref: 7.283.561

Archiefdozen plooien

Het plooien van een archiefdoos is niet altijd zo evident als het lijkt. Ook het aanbrengen van identificatie op en het vullen van de dozen verdient de nodige aandacht. Maar als je volgend stappenplan volgt, kan er niets mislopen!

  • Klaar? START!

Zorg ervoor dat de witte zijde aan de binnenkant komt. De gekleurde zijde is de buitenkant.

Verwijder de twee “kartonnetjes”. Straks komt daar immers het ‘grijpgat’.

Plooi vervolgens beide flanken en de onderkant.

Plooi daarna de doos dicht.

OPGELET! Belangrijk is nu om de twee lipjes naar binnen te plooien door het ‘grijpgat’. Pas daarna wordt het tweede zijpaneel naar binnen geplooid. Op deze manier zit de doos stevig in elkaar. Bovendien kunnen de documenten dan bij het uithalen uit de doos niet achter het lipje blijven haperen en stukgaan.

  • Gelukt? Prima!

Archiefdozen vullen

Bij het vullen van de dozen moet je er op letten dat je deze niet te veel of te weinig vult.
Dozen die te vol steken, scheuren na verloop van tijd. Bij dozen die niet vol genoeg zijn, gaat de inhoud dan weer doorzakken. Bovendien betekenen halflege dozen ook plaatsverlies.
Een goed gevulde doos heeft ca. 2 cm ruimte over. Dat is net genoeg om de documenten er gemakkelijk uit te kunnen nemen maar voorkomt dat de documenten gaan inzakken.
Leg de doos neer met de ronde klep naar rechts. Schuif de documenten in de doos. Wanneer er nog ruimte is voor een vlakke hand is de doos vol.

Sluit de doos door de klep toe te plooien en in de gleuf te schuiven.

Identificatie aanbrengen op een archiefdoos

Belangrijk is dat je de identificatie aanbrengt in potlood op de plek waar het etiket geplakt zal worden. Dat is op de korte zijde van de doos, waarbij de klep van de doos naar rechts wijst. Noteer de identificatiegegevens altijd onder het ‘grijpgat’ zodat die voorlopige gegevens nadien bedekt kunnen worden door het definitieve etiket.
Noteer op iedere doos de datum van overdracht en het corresponderende volgnummer van de overdrachtslijst. Aan de hand van de overdrachtslijst kan dan makkelijk de inhoud gecontroleerd worden.

Reacties gesloten